길고 복잡한 각종 신청서나 증명서의 명칭이 알기 쉽게 간단해지고 서식별로 고유의 번호가 부여됨에 따라, 민원서류를 신청하고 발급받는 과정에서 발생할 수 있는 혼란과 어려움이 크게 줄어들 전망이다.

약칭과 약호, QR코드가 기재된 신청서 예시 

또한 각 서식에 QR코드가 삽입되어 스마트폰만 있으면 관련된 정보를 쉽게 확인할 수 있게 된다.

우리나라의 행정서식 중 경우에 따라 서식명의 글자수가 30자에 이르는 등 지나치게 길거나 다른 서식명과 유사해 이용자의 불편을 초래하는 경우가 있었다.

특히, 한글을 잘 모르는 외국인들이 한국에 체류하는 동안 비자, 취업, 납세 등에 관해 안내받거나 필요한 서류를 준비하는 과정에서 어려움이 많았다.

법령의 명칭이 길고 복잡한 경우에는 `법령 제명 약칭 기준`(법제처예규 제445호,2022.3.14.제정시행)에 따라 약칭을 쓰고 있는데, 행정서식 또한 약칭을 사용한다면 이용자 편의와 행정효율의 증진은 물론, 같은 서식을 서로 다르게 불러서 생길 수 있는 혼란을 방지할 수 있다.

행정안전부는 `행정서식의 간편이름 및 큐알코드에 관한 규정`을 제정하고, 신청서나 증명서등 행정서식에 간편이름(약칭,약호)과 QR코드를 부여하여 이와 같은 불편을 줄여나갈 예정이다.

`행정서식의 간편이름 및 큐알코드에 관한 규정`의 주요 내용은 다음과 같다. 행정서식의 정식 명칭이 길거나 다른 서식과 명칭이 혼동되어 불편하거나, 외국인이 주로 사용하는 행정 서식을 대상으로 간편이름인 ‘약칭’과 ‘약호’를 비롯해 ‘QR코드’가 부여된다.

약칭은 명칭이 너무 길거나, 여러 가지 다른 이름으로 불리고 있어 안내나 검색 등에 혼란이 발생하는 경우 부여된다.

예를 들어 ‘다른 행정기관 등을 이용한 민원사항 신청서’의 약칭은 ‘어디서나민원신청서’로 간단해진다. 출산전후 휴가나 급여를 신청할 때 작성하는 ‘출산전후휴가신청서’, ‘유산·사산휴가 신청서’ 등은 ‘출산휴가급여신청서’로 통일된 약칭이 부여된다.

서식의 명칭이 유사하거나, 주로 외국인이 많이 사용하는 행정서식들 위주로 한글을 잘 몰라도 쉽게 사용할 수 있도록 약호를 부여한다.

예를 들어 ‘사업장 변경신청서’ 영문서식의 약호는 ‘A522B’로, ‘정보공개청구서’의 약호는 ‘A249’로, ‘특례외국인 근로자 건설업 취업인정증’의 약호는 ‘C523’으로 할 수 있다. A는 신청서의 영어표현인 Application, C는 증명서를 의미하는 Certificate에서 따온 것이며, 숫자는 무작위 배정된다.

마지막으로, 행정서식에 관한 설명과 민원서비스를 안내받을 수 있도록 해당 서식에 QR코드가 부여된다. QR코드로 접속하면 관련된 서식의 상세 설명을 비롯해 어느 창구에 제출해야 하는 지 등의 정보를 알 수 있다.

올해 1월 중순까지 고용노동부의 ‘사업장 변경신청서’ 국문서식(A522A)과 영문서식(A522B)을 비롯한 4개 서식에 간편이름 부여를 완료했다.

상반기 중 행정안전부의 ‘정보공개 청구서’(A249)와 어디서나 민원신청서(A555)에도 간편이름이 부여될 예정이다.

한편, 간편이름은 행정안전부와 관계부처의 협의를 거쳐 부여되며, 소관 행정기관은 서식의 정식 명칭 옆에 간편이름을 표기하게 된다.

간편이름 부여와 관련하여 각 기관에서 시행규칙을 개정해야 하는 경우 실제 반영되기까지는 최소 2개월 이상 소요된다. 간편이름의 부여가 진행 중인 행정서식의 종류는 ‘정부24’에서 확인할 수 있다.

황명석 행정및민원제도개선기획단장은 “이용자의 입장에서 행정처리 중 불편사항을 찾아 해결하는 것이 정부혁신”이라며, “앞으로도 행정제도 중 불편사항을 찾아 관계기관과 함께 개선해 나갈 예정”이라고 말했다.